El módulo de gestión documental permite radicar todo tipo de documentos con el fin de ingresar información relacionada de remitente, destinatario, fecha, asunto, tipo de documento, dependencia responsables y tiempo límite para su procesamiento. Los documentos pueden ser entrantes, salientes o
internos. Los documentos entrantes corresponden a comunicaciones provenientes del exterior de la organización, y que deben ser asignados y procesados por alguien designado dentro de la organización.
Los documentos salientes corresponden a comunicaciones originadas dentro de la organización y que tienen como destinatario una persona o empresa externa. Los documentos internos corresponden a solicitudes o comunicaciones que se realizan entre funcionarios de la organización.
Sin importar el tipo de documento, el módulo de gestión documental del sistema XPERT permite generar un radicado, que se utilizará durante todo el ciclo de vida para realizar control, seguimiento y procesamiento de toda la correspondencia. Los documentos con su radicado pueden ser almacenados
en carpetas definidas por la organización para su clasificación y fácil seguimiento por parte de los usuarios del sistema.
Adicionalmente maneja dependencias correspondientes a los departamentos o áreas de trabajo de los usuarios. El sistema XPERT gestiona el flujo interno de un documento entres los usuarios internos de la organización, con acciones como radicar, añadir adjuntos, revisar, asignar a otro usuario, enviar
respuesta, archivar, etc.
Algunas de las funciones realizadas a través del módulo de gestión documental son las siguientes:
- Control de transferencia y ubicación de documentos.
- Copia digital de los documentos y escaneo de imágenes generadas en los
diferentes procesos del sistema. - Datos por documento de acuerdo con las normas de archivo.
- Formatos de solicitudes de la organización.
- Archivo electrónico de documentos.
- Búsqueda y recuperación de documentos
- Gestión de comunicaciones oficiales.
- Control de tablas de retención documental – TRD
- Gestión de correspondencia entrante y saliente.
- Radicación de documentos
- Edición y Anulación de radicaciones de acuerdo a perfil
- Gestión de expedientes
- Manejo de documentos por grupos de trabajo
- Seguridad de documentos generados
- Historial de actividades
- Módulo de ventanilla única
- Generación de backups automáticos o de fácil ejecución por usuario no técnico
- Reporte de trazabilidad de documentos
- Generación de alertas y reportes
- Impresión y re-impresión de rótulos
- Gestión de documentos de acuerdo a flujos de trabajo de la organización
- Metadatos
- Seguridad de la aplicación: Administración de Perfiles de usuario, roles y gestión de usuarios