{"id":42,"date":"2020-04-15T16:08:23","date_gmt":"2020-04-15T16:08:23","guid":{"rendered":"http:\/\/www.grandtek.co\/wordpress\/?page_id=42"},"modified":"2020-06-19T17:46:54","modified_gmt":"2020-06-19T22:46:54","slug":"gestion-documental","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.grandtek.co\/wordpress\/gestion-documental\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n Documental"},"content":{"rendered":"
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Introducci\u00f3n<\/span><\/div>[vc_column_text]\n

El m\u00f3dulo de gesti\u00f3n documental permite radicar todo tipo de documentos con el fin de ingresar informaci\u00f3n relacionada de remitente, destinatario, fecha, asunto, tipo de documento, dependencia responsables y tiempo l\u00edmite para su procesamiento. Los documentos pueden ser entrantes, salientes o
internos. Los documentos entrantes corresponden a comunicaciones provenientes del exterior de la organizaci\u00f3n, y que deben ser asignados y procesados por alguien designado dentro de la organizaci\u00f3n.
Los documentos salientes corresponden a comunicaciones originadas dentro de la organizaci\u00f3n y que tienen como destinatario una persona o empresa externa. Los documentos internos corresponden a solicitudes o comunicaciones que se realizan entre funcionarios de la organizaci\u00f3n.
Sin importar el tipo de documento, el m\u00f3dulo de gesti\u00f3n documental del sistema XPERT permite generar un radicado, que se utilizar\u00e1 durante todo el ciclo de vida para realizar control, seguimiento y procesamiento de toda la correspondencia. Los documentos con su radicado pueden ser almacenados
en carpetas definidas por la organizaci\u00f3n para su clasificaci\u00f3n y f\u00e1cil seguimiento por parte de los usuarios del sistema.
Adicionalmente maneja dependencias correspondientes a los departamentos o \u00e1reas de trabajo de los usuarios. El sistema XPERT gestiona el flujo interno de un documento entres los usuarios internos de la organizaci\u00f3n, con acciones como radicar, a\u00f1adir adjuntos, revisar, asignar a otro usuario, enviar
respuesta, archivar, etc.<\/p>\n[\/vc_column_text][\/vc_column][vc_column width=”1\/2″]

Funcionalidades<\/span><\/div>[vc_column_text]\n

Algunas de las funciones realizadas a trav\u00e9s del m\u00f3dulo de gesti\u00f3n documental son las siguientes:<\/p>\n

    \n
  • Control de transferencia y ubicaci\u00f3n de documentos.<\/li>\n
  • Copia digital de los documentos y escaneo de im\u00e1genes generadas en los
    diferentes procesos del sistema.<\/li>\n
  • Datos por documento de acuerdo con las normas de archivo.<\/li>\n
  • Formatos de solicitudes de la organizaci\u00f3n.<\/li>\n
  • Archivo electr\u00f3nico de documentos.<\/li>\n
  • B\u00fasqueda y recuperaci\u00f3n de documentos<\/li>\n
  • Gesti\u00f3n de comunicaciones oficiales.<\/li>\n
  • Control de tablas de retenci\u00f3n documental – TRD<\/li>\n
  • Gesti\u00f3n de correspondencia entrante y saliente.<\/li>\n
  • Radicaci\u00f3n de documentos<\/li>\n
  • Edici\u00f3n y Anulaci\u00f3n de radicaciones de acuerdo a perfil<\/li>\n
  • Gesti\u00f3n de expedientes<\/li>\n
  • Manejo de documentos por grupos de trabajo<\/li>\n
  • Seguridad de documentos generados<\/li>\n
  • Historial de actividades<\/li>\n
  • M\u00f3dulo de ventanilla \u00fanica<\/li>\n
  • Generaci\u00f3n de backups autom\u00e1ticos o de f\u00e1cil ejecuci\u00f3n por usuario no t\u00e9cnico<\/li>\n
  • Reporte de trazabilidad de documentos<\/li>\n
  • Generaci\u00f3n de alertas y reportes<\/li>\n
  • Impresi\u00f3n y re-impresi\u00f3n de r\u00f3tulos<\/li>\n
  • Gesti\u00f3n de documentos de acuerdo a flujos de trabajo de la organizaci\u00f3n<\/li>\n
  • Metadatos
    <\/li>\n
  • Seguridad de la aplicaci\u00f3n: Administraci\u00f3n de Perfiles de usuario, roles y gesti\u00f3n de usuarios<\/li>\n<\/ul>\n[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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